Aplicaciones de gestión administrativa

Procesos institucionales

Procura un crecimiento y desarrollo de la universidad, a través del aseguramiento de la mejora continua de procesos clave (de innovación, de valor y de apoyo) efectuando un seguimiento y evaluación de resultados, promoviendo la articulación, el trabajo en equipo de las unidades, las buenas prácticas identificadas internas o externas

Objetivos

• Asegurar el mejoramiento continuo de procesos a través de un seguimiento y evaluación de los resultados acorde a los compromisos institucionales y por cada uno de los ámbitos de la universidad.
• Promover la articulación, coordinación y trabajo en equipo de las distintas unidades administrativas y académicas, que permita la ejecución efectiva de los procesos de innovación, de valor y de apoyo.
• Promover las buenas prácticas identificadas por experiencias internas o del medio nacional o internacional.

Funciones

• Mejoramiento de procesos a través de un seguimiento y evaluación de los resultados acorde a los compromisos institucionales y por cada uno de los ámbitos de la Universidad.
• Promoción de la articulación, coordinación y trabajo en equipo de las distintas unidades administrativas y académicas que permita la ejecución efectiva de los procesos de innovación, de valor y de apoyo.
• Impulso de las buenas prácticas identificadas por experiencias internas o del medio nacional o internacional.
• Identificación de procesos estratégicos que impacten en la gestión del desarrollo institucional y apoyar a la gestión directa de ellos hacia el trabajo de instalar mecanismos de mejora continua.
• Impulso de la actualización de los sistemas de información para la gestión que permitan actualizar y potenciar la gestión institucional y su capacidad operativa.
• Desempeño de otras funciones encomendadas por la jefatura, dentro de su ámbito de responsabilidad.
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Sistema de gestión administrativa

Un Sistema de Gestión Administrativa, es el conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados, es una red o esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una empresa u organización

¿Qué es el sistema de gestión y para qué sirve?

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y, hasta cierto punto, automatizar las tareas de una empresa. Su objetivo es unificar en un único software todas las operaciones de la compañía con el fin de facilitar la toma de decisiones y el análisis de los datos

Tipos de sistemas de gestión

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas ERP dan soporte completo e integral a la gestión empresarial. Cuando nos preguntamos qué es un ERP no debemos quedarnos con sus siglas y decir que es la planificación de recursos empresariales. Un sistema ERP enlaza y determina multitud de procesos empresariales y facilita el flujo de datos entre ellos.

CRM (Customer Relationship Management)

Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes, tanto en el ámbito de preventa como en el de postventa. Es cierto que la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta pero a nivel comercial existen productos orientados solamente a la gestión comercial y de relación con clientes. Por esta razón, podemos encontrar los sistemas CRM de forma integrada a un sistema ERP, abarcando una funcionalidad más amplia.

SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)

Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esta necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes.

DMS (Sistemas de Gestión Documental)

Los sistemas de gestión documental son todos aquellos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

BPM (Gestión de los Procesos Empresariales)

Los sistemas ERP permiten a los usuarios recoger datos o acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones y además pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. A esta capacidad de coordinación del flujo de trabajo es a lo que se le denomina BPM (Business Process Management) y se trata de una funcionalidad aportada por aplicaciones de software específicas o por algunos de los sistemas ERP actuales.

B.I. (Business Intelligence)

Los sistemas denominados “Herramientas de Business Intelligence” están orientados al análisis de la información disponible, facilitando la toma de decisiones. Se trata de sistemas fundamentalmente orientados a la dirección. Durante las últimas décadas, estos sistemas estaban claramente diferenciados del resto del sistema de gestión empresarial ERP. En estos momentos, muchos sistemas de gestión ERP incorporan sus propias herramientas de B.I. y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en los sistemas B.I. para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial (ERP), como para el análisis de la información (B.I.).

De todos los tipos de soluciones dentro de un sistema de gestión, el término “ERP” es el que mayor popularidad ha adquirido y el que comercialmente tiene más relevancia como sinónimo de “software de gestión empresarial”. Es por esta razón que se cree que un sistema de gestión es lo mismo que un sistema ERP y no lo es. Veámoslo en más profundidad:

¿Un software de gestión es lo mismo que un ERP?

La principal diferencia entre un software de gestión y un ERP deriva de su propia definición. Un ERP es un sistema que integra todos los procesos de negocio de una empresa, permitiendo que toda la información esté disponible en cualquier momento de manera centralizada, es decir, con acceso total todo el tiempo. Por su parte, un software de gestión normal se basa en múltiples aplicaciones independientes o modulares que duplican los datos o no los centralizan en una única base de datos. También encontramos sistemas informáticos que se basan en bases de datos de archivos independientes, lo cual dificulta la disponibilidad de la información en cualquier momento, con toda la problemática asociada a ello.

Asimismo, la definición de un ERP nos dice que este tipo de software está diseñado para modelar y automatizar los procesos de gestión de una empresa eliminando las complejas conexiones entre diferentes sistemas, lo que facilita el flujo de información entre las funciones de

Logística

Manufactura

Finanzas

Recursos humanos

En conclusión, un sistema ERP es un tipo de solución de un sistema de gestión.

Beneficios de un sistema de gestión

El papel de los sistemas de gestión ha ido evolucionado hasta convertirse en el soporte del funcionamiento de cualquier compañía. Son múltiples las ventajas que aportan estos sistemas a la organización:

Mayor volumen de trabajo con mínimos recursos

La integración que aportan los sistemas entre áreas de la empresa y con otras organizaciones está facilitando la automatización de los flujos de información, lo que redunda en una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo los procesos, que cada vez están más automatizados y basados en reglas de gestión.

Control de todos los procesos de la compañía

Los sistemas de gestión facilitan el control de todos los procesos de la compañía, lo que a su vez permite la optimización a nivel de costos, calidad o tiempos y facilita la mejora continua.

Mayor comunicación e integración con el mercado

Cada día, los sistemas están más abiertos hacia el exterior y con mayor orientación al mercado y a los clientes. Disponer de una buena información del mercado y los clientes es básico para el éxito de cualquier empresa a la hora de alcanzar sus objetivos comerciales.

Reducción de costos

Además de la reducción en los propios costos de manejo de información y de costos administrativos, los sistemas de gestión aportan información que permite a la empresa reducir sus costos operativos. Por ejemplo, el sistema nos indica cuál es el orden que más conviene seguir para ejecutar el plan de producción, cuál es el proveedor con mejores precios y condiciones nos puede dar para un determinado pedido, dónde debo ubicar la mercancía en el almacén para gastar la mínima energía eléctrica o cómo agrupar mis efectos contables para tener los mínimos gastos financieros en función de las condiciones bancarias.

Mejorar el servicio al cliente

Se trata de un aspecto englobado en la mejora general de procesos de la empresa, pero que tiene una gran importancia para cualquier empresa. Disponer de una visión integral de la relación con el cliente va a facilitar a la empresa el poder dar el mejor servicio al cliente y, por lo tanto, aportar mayor valor diferencial con la competencia y conseguir un mayor grado de fidelización.

Integrarse con clientes y proveedores

La integración con clientes y proveedores constituye en estos momentos uno de los factores de optimización operativa más evidentes en cualquier empresa. Conseguir un buen nivel de integración, redunda no solo en la mejora de los costos, sino que evita errores y se traduce en una mejora del servicio a los clientes.

Gestión eficiente de recursos

La empresa cuenta con recursos limitados para desarrollar su actividad. Nos referimos a recursos de todo tipo; humanos, económicos, materiales e incluso la propia información como recurso. Los sistemas de gestión son el soporte fundamental para la gestión de estos recursos. De hecho, el término ERP se definió en torno a esta idea, ya que su significado es Planificación de los Recursos de la Empresa (“Enterprise Resource Planning”).

portales de internet

Un portal Web es un sitio de Internet caracterizado por facilitar el acceso a distintos recursos o servicios de la World Wide Web (WWW). Estos accesos pueden manejar temas relacionados o ser de diversa índole, ofreciendo así un amplio abanico de temas que podrían ser de interés para el internauta.

El objetivo principal de un portal es ayudar a los usuarios a localizar la información que necesitan sin tener que salir del portal, con lo que se incentiva a los usuarios a utilizar el sitio de forma recurrente.

Los portales Web manejan tres aspectos fundamentales:

1. Información:
   Pueden incluir buscadores, directorios, noticias y servicios.
2. Participación:
   Manejan aplicaciones, foros, email y chats.
3. Comodidad:
   Brindan acceso a la mayor cantidad de información desde un mismo sitio.

Diferencias entre portal, sitio y página Web

Antes de hablar sobre los tipos de portales Web, debemos aclarar un tema que resulta en muchas ocasiones confuso: los portales, los sitios y las páginas Web tienen relación entre ellos, pero no necesariamente son lo mismo.

• Una página Web es una fuente de información dentro de la World Wide Web elaborada en lenguaje HTML, a la cual se puede acceder por medio de un navegador de Internet. Las páginas Web pueden contener hiperenlaces a otras páginas Web, constituyendo así la red www.
• Un sitio Web es un espacio en la WWW que contiene un conjunto de páginas Web, normalmente relacionadas con un dominio o subdominio de Internet.
• Un portal Web es un sitio Web que funciona como acceso a una amplia gama de recursos y servicios, entre los que suelen encontrarse foros, buscadores, aplicaciones, documentos, etc.

Tipos de portales Web

Aclarado el punto anterior, podemos proceder con la clasificación de los distintos portales. Entre ellos encontramos:

• Portales horizontales
  También conocidos como portales masivos, están dirigidos a una audiencia amplia, y brindan una gran gama de información y servicios sin necesidad de navegar por varios sitios para encontrarlos.
  Entre los sitios que clasifican en esta categoría se encuentran: Terra, AOL, AltaVista, UOL, Yahoo, MSN.
• Portales verticales
  Este tipo de sitios provee información y servicios a un púbico segmentado, ofreciendo contenidos concretos con relación a temas específicos.
  Entre estos portales podemos mencionar sitios como: Forbes, InfoEmpleo, PortalMúsica, entre otros.

La elaboración de portales forma parte de las actividades que involucra el desarrollo Web. Elegir un portal para tu sitio en la WWW puede ser una buena opción cuando quieres manejar grandes cantidades de información, a la cual los usuarios podrán tener acceso desde un solo lugar.

Aplicaciones de inteligencia de negocios

El business intelligence (BI) o inteligencia de negocios combina análisis de negocios, minería de datos, visualización de datos, herramientas e infraestructura de datos, y las prácticas recomendadas para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más basadas en los datos.

Las herramientas de inteligencia de negocios se tratan de ayudarte a entender las tendencias y derivar insights de tus datos para que puedas tomar decisiones de negocios tácticas y estratégicas.

10 herramientas de Business Intelligence imprescindibles

• Power Bi.

• Tableau.
  

• QlikView.

• SAP BI.

• Pentaho.

• MicroStrategy.

• SAS Business Intelligence.

• Sisense.

Sarianyi

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